Los sistemas de gestión documental como instancia de nivel superior de los procesos organizacionales

La gestión documental como parte de los procesos organizacionales

La gestión documental es el almacenamiento y la gestión de documentos y archivos dentro de una organización. Abarca el manejo sistemático de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación o recepción hasta su archivo o destrucción.

A partir de un determinado tamaño de empresa, un sistema de gestión documental (DMS) resulta prácticamente indispensable. No sólo aumenta la variedad de productos, el número de empleados y las áreas de responsabilidad en una organización, sino también la complejidad de su estructura. Toda organización necesita tomar decisiones transparentes para sí misma y para otros como clientes, contratistas, proveedores, etc. Las decisiones se vuelven transparentes a través de su trazabilidad en documentos.

Las estructuras formales como documentos, directrices, reglas, objetivos, contratos, etc. hacen que cada proceso de toma de decisiones sea observable y verificable. DMS organiza esta estructura formal. También se podría decir: DMS organiza la organización. Para aclarar esta idea, vale la pena echar un vistazo a los elementos básicos de los documentos.

Elementos de los documentos

• Propiedades físicas: papel o archivo
• Características formales: estructura y diseño
• Orden: Afiliación temática, orden, versión
• Contenido: Referencia de contenido
• Carácter: idoneidad para el archivo, obligación de conservación, carácter jurídico, posibilidades de tratamiento
• Hora: Fecha de creación, último uso
  
• Creador: Remitente, Creador, Autor
• Usuario: Destinatario, editor autorizado, lector, último editor

Esta breve ilustración muestra cuán compleja puede ser una estructura formal. Como cada documento debe poder encontrarse, se crea una enorme montaña de papel. Esto debe gestionarse mediante una estructura de archivo. Un sistema de gestión de documentos puede ayudar con esto.

Los documentos respectivos deberán buscarse en el DMS. Esto minimiza el tiempo empleado en búsqueda. Para ello es necesario primero registrar y etiquetar cada documento individual. Esto supone algo de trabajo extra al principio, pero las plantillas ya están ahí. De esta forma, una organización puede aumentar su operatividad y eficiencia y alcanzar un nivel de complejidad que no sería posible sin DMS.

También se podría expresar así: más allá de cierto nivel de complejidad, una organización se observaría y comprendería hasta la muerte, ya que sólo tendría que preocuparse de sí misma o de su estructura formal. En otras palabras, sin un DMS se requeriría una enorme cantidad de esfuerzo, que sería tan complejo que tendría que ser gestionado adicionalmente para poder seguir siendo funcional. ¿Quiere usted también optimizar la productividad y la colaboración en su oficina mediante sistemas de software de alta calidad? Somos su proveedor de servicios competente para todos los aspectos de su sistema informático. Las plantillas ya están estandarizadas en el DMS. Los elementos mencionados anteriormente ayudan con la categorización. Además de los diversos elementos principales, hay una serie de características distintivas de los documentos. Los documentos comerciales incluyen, por ejemplo, cartas comerciales, recibos, datos relevantes desde el punto de vista fiscal e información contractual o comercial. Además, se realizan dibujos técnicos, gestión de bibliotecas y archivos administrativos (archivo). Hoy en día, para cada decisión organizativa (no de personal), se debe crear un documento a través de un sistema de gestión documental y distribuirlo a los socios involucrados.

Sistemas de gestión documental en la vida cotidiana

Para explicarlo, aquí hay un breve ejemplo de lo que hacen los documentos para una organización en sus negocios diarios: puedes imaginar una nota de entrega como algo que hace que el contenido de la entrega sea observable para la organización. Las notas de entrega normalmente las crea DMS.

Mediante el albarán de entrega, la organización puede comprobar si la mercancía solicitada ha sido entregada. El empleado responsable acepta la mercancía y la inspecciona. El albarán de entrega tiene por tanto una función de control. Esto está garantizado por el número de entrega asociado. Se introduce en el sistema. De esta manera la organización sabe que la entrega ha sido recibida.

Cada orden de entrega comienza con la creación de un documento de pedido y su transmisión a las organizaciones asociadas y finaliza con la entrada de la confirmación de entrega. El empleado asume la tarea de hacer visible el proceso de entrega para la organización.

Áreas de aplicación del DMS

• Documentos comerciales

Cartas comerciales, recibos, correos electrónicos

• Doctores

registros de pacientes

• Dibujos técnicos

Gestión de documentos técnicos

• Bibliotecas

Sistemas de catálogo

• autoridades

Archivos con números de archivo

• hogares privados

Presentación electrónica de documentos personales

DMS como organizador de la organización

Un sistema para gestionar documentos importantes hace que la estructura organizacional sea visible para la propia organización. La estructura se convierte en un factor crucial para obtener una visión general de la organización. Los procesos de toma de decisiones están regulados por la estructura formal y sus tareas están definidas. Los trabajadores y sus características o asignaciones de competencias se pueden encontrar en los contratos. Un DMS facilita la gestión de la estructura organizacional y registra la estructura de referencia de los documentos. Esto ayuda a evitar errores que de otro modo podrían producirse debido a la complejidad de la estructura organizativa. Se pasan por alto u olvidan menos documentos porque el programa ayuda a encontrar los documentos adecuados para cada problema de referencia.

De esta forma, una organización puede aumentar su operatividad y eficiencia a través de un DMS y alcanzar un nivel de complejidad que no sería posible sin el sistema. En otras palabras, sin sistemas de gestión documental se requeriría un gran esfuerzo, tan complejo que habría que gestionarlo adicionalmente para seguir siendo funcional. ¿Quiere usted también optimizar la productividad y la colaboración en la oficina con sistemas de alta calidad? ¡Somos su proveedor de servicios competente para todo lo relacionado con sistemas informáticos!

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