Sistemi di gestione documentale come istanza di livello superiore dei processi organizzativi

La gestione dei documenti come parte dei processi organizzativi

La gestione dei documenti è l'archiviazione e la gestione di documenti e file all'interno di un'organizzazione. Comprende la gestione sistematica dei documenti durante il loro intero ciclo di vita, dalla creazione o ricezione fino all'archiviazione o distruzione.

A partire da una certa dimensione aziendale, un sistema di gestione dei documenti (DMS) è ormai quasi indispensabile. In un'organizzazione non aumenta solo la varietà dei prodotti, il numero dei dipendenti e gli ambiti di responsabilità, ma anche la complessità della sua struttura. Ogni organizzazione deve rendere le proprie decisioni trasparenti, sia per sé stessa che per gli altri, come clienti, appaltatori, fornitori, ecc. Le decisioni diventano trasparenti grazie alla loro tracciabilità nei documenti.

Strutture formali quali documenti, linee guida, regole, obiettivi, contratti, ecc. rendono ogni processo decisionale osservabile e verificabile. Il DMS organizza questa struttura formale. Si potrebbe anche dire: il DMS organizza l'organizzazione. Per chiarire questo concetto, vale la pena dare un'occhiata agli elementi fondamentali dei documenti.

Elementi dei documenti

• Proprietà fisiche: carta o file
• Caratteristiche formali: struttura e design
• Ordine: affiliazione del soggetto, ordine, versione
• Contenuto: Riferimento al contenuto
• Carattere: idoneità all'archiviazione, obbligo di conservazione, natura giuridica, possibilità di trattamento
• Ora: data di creazione, ultimo utilizzo
• Creatore: Mittente, Creatore, Autore
• Utente: Destinatario, redattore autorizzato, lettore, ultimo redattore

Questa breve illustrazione mostra quanto complessa possa essere una struttura formale. Poiché ogni documento deve essere reperibile, viene creata un'enorme montagna di carta. Questa operazione deve essere gestita tramite una struttura di archiviazione. Un sistema di gestione dei documenti può aiutare in questo.

I rispettivi documenti devono essere ricercati nel DMS. In questo modo si riduce al minimo il tempo impiegato nella ricerca. Per fare ciò, ogni singolo documento deve essere prima registrato e contrassegnato. All'inizio questo richiederà un po' di lavoro extra, ma i modelli sono già lì. Un'organizzazione può quindi aumentare la propria operatività ed efficienza e raggiungere un livello di complessità che non sarebbe possibile senza DMS.

Si potrebbe anche dire che oltre un certo livello di complessità un'organizzazione osserverebbe e comprenderebbe se stessa fino alla morte, poiché dovrebbe preoccuparsi solo di se stessa o della sua struttura formale. In altre parole, senza un DMS sarebbe necessario uno sforzo immenso, che sarebbe così complesso da dover essere gestito ulteriormente per mantenerlo funzionale. Anche tu vorresti ottimizzare la produttività e la collaborazione nel tuo ufficio attraverso sistemi software di alta qualità? Siamo il vostro fornitore di servizi competente per tutti gli aspetti del vostro sistema informatico. I modelli sono quindi già standardizzati nel DMS. Gli elementi sopra menzionati aiutano nella categorizzazione. Oltre ai vari elementi principali, i documenti presentano una serie di caratteristiche distintive. I documenti commerciali includono, ad esempio, lettere commerciali, ricevute, dati rilevanti ai fini fiscali e informazioni contrattuali o aziendali. A ciò si aggiungono i disegni tecnici, la gestione delle biblioteche e degli archivi amministrativi (archiviazione). Oggi, per ogni decisione organizzativa (non una decisione sul personale), è necessario creare un documento tramite un sistema di gestione documentale e distribuirlo ai partner coinvolti.

Sistemi di gestione documentale nella vita di tutti i giorni

Per spiegarlo meglio, ecco un breve esempio di cosa fanno i documenti per un'organizzazione nelle sue attività quotidiane: si può immaginare una bolla di consegna come qualcosa che rende osservabile per l'organizzazione il contenuto della consegna. Le bolle di consegna vengono solitamente create dal DMS.

Utilizzando la bolla di consegna, l'organizzazione può verificare se la merce ordinata è stata consegnata. Il dipendente responsabile accetta la merce e la ispeziona. La bolla di consegna ha quindi una funzione di controllo. Ciò è garantito dal numero di consegna associato. Viene immesso nel sistema. In questo modo l'organizzazione sa che la consegna è stata ricevuta.

Ogni ordine di consegna inizia con la creazione di un documento d'ordine e la sua trasmissione alle organizzazioni associate e termina con l'inserimento della conferma di consegna. Il dipendente si assume il compito di rendere visibile all'organizzazione il processo di consegna.

Campi di applicazione del DMS

• Documenti commerciali

Lettere commerciali, ricevute, e-mail

• Medici

cartelle cliniche dei pazienti

• Disegni tecnici

Gestione dei documenti tecnici

• Biblioteche

Sistemi di catalogo

• autorità

File con numeri di file

• Famiglie private

Archiviazione elettronica dei documenti personali

DMS come organizzatore dell'organizzazione

Un sistema di gestione dei documenti importanti rende la struttura organizzativa visibile all'organizzazione stessa. La struttura diventa un fattore cruciale per ottenere una panoramica dell'organizzazione. I processi decisionali sono regolati dalla struttura formale e i loro compiti sono definiti. I dipendenti e le loro caratteristiche o competenze assegnate possono essere consultati nei contratti. Un DMS facilita la gestione della struttura organizzativa e registra la struttura di riferimento dei documenti. Ciò aiuta a evitare errori che altrimenti si insinuerebbero a causa della complessità della struttura organizzativa. Meno documenti vengono trascurati o dimenticati perché il programma aiuta a trovare i documenti appropriati per ogni problema di riferimento.

Un'organizzazione può quindi aumentare la propria operatività ed efficienza attraverso un DMS e raggiungere un livello di complessità che non sarebbe possibile senza il sistema. In altre parole, senza sistemi di gestione dei documenti sarebbe necessario un grande sforzo, che sarebbe così complesso da richiedere una gestione aggiuntiva per mantenerlo funzionale. Anche tu vuoi ottimizzare la produttività e la collaborazione in ufficio con sistemi di alta qualità? Siamo il vostro fornitore di servizi competente per tutto ciò che riguarda i sistemi informatici!

Le nostre eccezionali offerte per PC o laptop

• Offriamo PC a prezzi imbattibili: dai PC da gioco ai computer da ufficio e persino ai PC personalizzabili.
• Naturalmente disponiamo anche di computer portatili, completamente configurati o configurabili autonomamente per garantire la massima flessibilità.
• DAILY EXPRESS: I nostri sistemi DAILY EXPRESS preconfigurati verranno spediti con GO! lo stesso giorno se il pagamento viene ricevuto entro le ore 14.00. Spedizione espressa in modo che l'articolo arrivi il giorno lavorativo successivo (escluso il sabato). 
• Megadeals: il nostro team tecnico calcola queste offerte top con una matita affilata: i cacciatori di occasioni troveranno qui quello che cercano. Queste offerte sono disponibili online fino a esaurimento scorte. Qui puoi acquistare PC a prezzi imbattibili e con sconti notevoli!

Come vedi, Ankermann ha qualcosa per tutti.