Les systèmes de gestion de documents comme instance de niveau supérieur des processus organisationnels

La gestion des documents dans le cadre des processus organisationnels

La gestion des documents est le stockage et la gestion des documents et des fichiers au sein d'une organisation. Elle englobe le traitement systématique des documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création ou leur réception jusqu’à leur archivage ou leur destruction.

A partir d'une certaine taille d'entreprise, un système de gestion documentaire (GED) est désormais quasiment indispensable. Dans une organisation, non seulement la variété des produits, le nombre d’employés et les domaines de responsabilité augmentent, mais aussi la complexité de sa structure. Chaque organisation doit prendre des décisions transparentes pour elle-même et pour les autres, tels que les clients, les sous-traitants, les fournisseurs, etc. Les décisions deviennent transparentes grâce à leur traçabilité dans les documents.

Les structures formelles telles que les documents, les lignes directrices, les règles, les objectifs, les contrats, etc. rendent chaque processus de prise de décision observable et vérifiable. Les DMS organisent cette structure formelle. On pourrait aussi dire : les DMS organisent l’organisation. Pour clarifier cette idée, il convient de jeter un œil aux éléments de base des documents.

Éléments des documents

• Propriétés physiques : papier ou fichier
• Caractéristiques formelles : structure et conception
• Ordre : Affiliation du sujet, ordre, version
• Contenu : Référence de contenu
• Caractère : intérêt d'archivage, obligation de conservation, caractère juridique, options de traitement
• Heure : Date de création, dernière utilisation
• Créateur : Expéditeur, Créateur, Auteur
• Utilisateur : Destinataire, éditeur autorisé, lecteur, dernier éditeur

Cette brève illustration montre à quel point une structure formelle peut être complexe. Étant donné que chaque document doit être retrouvable, une énorme montagne de papier est créée. Cela doit être géré via une structure de classement. Un système de gestion de documents peut vous aider à cet égard.

Les documents respectifs doivent être recherchés dans le DMS. Cela minimise le temps passé à rechercher. Pour ce faire, chaque document individuel doit d’abord être enregistré et étiqueté. Cela implique un peu de travail supplémentaire au début, mais les modèles sont déjà là. Une organisation peut ainsi augmenter son opérabilité et son efficacité et atteindre un niveau de complexité qui ne serait pas possible sans DMS.

On pourrait aussi l’exprimer ainsi : au-delà d’un certain niveau de complexité, une organisation s’observerait et se comprendrait à mort, puisqu’elle n’aurait plus qu’à se préoccuper d’elle-même ou de sa structure formelle. En d’autres termes, sans DMS, un effort immense serait nécessaire, qui serait si complexe qu’il faudrait le gérer en plus pour rester fonctionnel. Souhaitez-vous également optimiser la productivité et la collaboration dans votre bureau grâce à des systèmes logiciels de haute qualité ? Nous sommes votre fournisseur de services compétent pour tous les aspects de votre système informatique. Les modèles sont alors déjà standardisés dans le DMS. Les éléments mentionnés ci-dessus aident à la catégorisation. Outre les différents éléments principaux, les documents présentent un certain nombre de caractéristiques distinctives. Les documents commerciaux comprennent, par exemple, des lettres commerciales, des reçus, des données fiscales et des informations contractuelles ou commerciales. A cela s'ajoutent les dessins techniques, la gestion des bibliothèques et des dossiers administratifs (archivage). Aujourd’hui, pour chaque décision organisationnelle (pas une décision de personnel), un document doit être créé via un système de gestion de documents et distribué aux partenaires concernés.

Les systèmes de gestion de documents dans la vie quotidienne

Pour expliquer, voici un bref exemple de ce que font les documents pour une organisation dans ses activités quotidiennes : vous pouvez imaginer un bon de livraison comme rendant le contenu de la livraison observable pour l'organisation. Les bons de livraison sont généralement créés par DMS.

À l’aide du bon de livraison, l’organisation peut vérifier si les marchandises commandées ont été livrées. L'employé responsable accepte les marchandises et les inspecte. Le bon de livraison a donc une fonction de contrôle. Ceci est assuré par le numéro de livraison associé. Il est entré dans le système. De cette façon, l’organisation sait que la livraison a été reçue.

Chaque ordre de livraison commence par la création d'un document de commande et sa transmission aux organismes associés et se termine par la saisie de la confirmation de livraison. L'employé assume la tâche de rendre le processus de livraison visible pour l'organisation.

Domaines d'application du DMS

• Documents commerciaux

Lettres commerciales, reçus, courriels

• Médecins

dossiers des patients

• Dessins techniques

Gestion des documents techniques

• Bibliothèques

Systèmes de catalogues

• autorités

Fichiers avec numéros de fichiers

• Ménages privés

Dépôt électronique de documents personnels

DMS en tant qu'organisateur de l'organisation

Un système de gestion des documents importants rend la structure organisationnelle visible pour l’organisation elle-même. La structure devient un facteur crucial pour obtenir une vue d’ensemble de l’organisation. Les processus de prise de décision sont réglementés par la structure formelle et leurs tâches sont définies. Les employés et leurs caractéristiques ou attributions de compétences peuvent être trouvés dans les contrats. Un DMS facilite la gestion de la structure organisationnelle et enregistre la structure de référence des documents. Cela permet d’éviter les erreurs qui pourraient autrement se glisser en raison de la complexité de la structure organisationnelle. Moins de documents sont négligés ou oubliés car le programme aide à trouver les documents appropriés pour chaque problème de référence.

Un système de gestion des documents importants rend la structure organisationnelle visible pour l’organisation elle-même. La structure devient un facteur crucial pour obtenir une vue d’ensemble de l’organisation. Les processus de prise de décision sont réglementés par la structure formelle et leurs tâches sont définies. Les employés et leurs caractéristiques ou attributions de compétences peuvent être trouvés dans les contrats. Un DMS facilite la gestion de la structure organisationnelle et enregistre la structure de référence des documents. Cela permet d’éviter les erreurs qui pourraient autrement se glisser en raison de la complexité de la structure organisationnelle. Moins de documents sont négligés ou oubliés car le programme aide à trouver les documents appropriés pour chaque problème de référence.

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